Å skrive en oppsigelse kan være vanskelig for mange arbeidsgivere. Her gir vi deg tips til hva som burde inkluderes og hva du må unngå å skrive.

Husk arbeidsmiljøloven

I Norge er det strenge reguleringer som forklarer hvordan man sier opp en ansatt, så vel som på hvilken måte det skal gjennomføres. De som er ansatt i staten forholder seg til tjenestemannsloven, og vi vil her kun berøre privat virksomhet med de påfølgende reglene. For det første vil et arbeidsforhold aldri avsluttes på egenhånd, og det er et krav om at de skal fremmes skriftlig oppsigelse med en spesifikk og detaljert begrunnelse.

Det finnes mange legitime grunner til hvorfor en arbeidstaker mottar oppsigelse, og eksempler på dette er misbruk av rusmidler under arbeidstiden, sen ankomst, ordrenekting og voldsutøvelse mot kollegaer. Slike brudd er å regne som særskilte og kan medføre oppsigelse med umiddelbar virkning.

Det finnes også flere bestemmelser for hva som ikke gir grunnlag til oppsigelse. For eksempel vil fravær som grunnes sykdom ikke gi rett til oppsigelse av arbeidstaker, med mindre denne har vært borte fra jobb i over ett år. I et slikt tilfelle vil egne spesialregler gi informasjon om hvordan, og på hvilken måte et arbeidsforhold skal avsluttes. Vær dermed ytterst forsiktig og undersøk arbeidsmiljøloven på forhånd i samarbeid med en advokat.

Krav til selve oppsigelsen

For det første må en oppsigelse være nedskrevet på papir og leveres til arbeidstakeren før ansettelsesforholdet avsluttes. Det skal være et formelt brev, som inkluderer en rekke typer informasjon, og må enten overleveres fysisk eller sendes i posten med krav om signering fra den ansatte. Før en oppsigelse kan sluttføres må arbeidstaker ha et møte med den ansatte, hvor informasjonen fremvises. Dette er regulert av Arbeidsmiljølovens § 15-1.

Krav til innhold i oppsigelsen inkluderer informasjon om den ansattes rett til å saksøke bedriften, hvilken person/enhet som skal motta et slikt evt. søksmål og hvor lenge arbeidstaker har rett til å sende inn søksmålet. I Norge har ansatte en lovpålagt rettighet til å fortsette i sin jobb og virke inntil saken er behandlet av arbeidsretten, noe som kan ta lang tid. Sistnevnte er noe som må eksplisitt nevnes i oppsigelsesbrevet, for å unngå senere skadeansvar og eventuelle bøter.

Den ansatte kan kreve at arbeidsgiver møter til et særskilt forhandlingsmøte, hvor oppsigelsen bestrides. Dersom partene kommer til enighet om en avtale må denne protokollføres og nedskrives i detalj med referat fra dette møtet. Fristen for et slikt krav om forhandlingsmøte er 2 uker.

Vær formell og saklig

Det er ubehagelig å skrive oppsigelser, ettersom det kan ha en stor innvirkning på den ansattes familieliv, økonomi og psykiske helse. Når du skriver brevet er det likevel viktig å være konsis, og å sette følelser til side. Vær klar på akkurat hvilket forhold som har ført til oppsigelse, og dersom den ansatte tidligere har mottatt advarsler må disse inkluderes med informasjon om tidspunkt, grunnlag og resolusjon.

Husk å inkludere bedriftens navn, virke, adresse og kontaktinformasjon. Unngå forvirrende setninger slik som: "Du har vært en fantastisk medarbeider, og vi synes det er trist å gi deg denne oppsigelsen". Skriv heller "Vi informerer deg herved om at ditt arbeidsforhold er avsluttet hos vår bedrift med umiddelbar virkning". Gir man forskjellige signaler vil arbeidstakeren bli usikker, og i visse tilfeller misforstå grunnlaget.

Unngå personangrep

Vår saklig og ikke gå til personangrep. I noen tilfeller er det fristende å skrive ting basert på personlige følelser som sinne, agitasjon og skuffelse. Hold dette utenom oppsigelsesbrevet og opptre profesjonelt. Som arbeidsgiver plikter du å være formell i din kommunikasjon med den ansatte på vegne av bedriften. Unngå samtidig å inkludere unødvendig setninger slik som: "Du har gjentatte ganger vist at du ikke klarer å møte opp i tide". Her er det bedre å skrive: "Vi har gitt gjentatte advarsler om at ditt ubegrunnede fravær må opphøre". Lykke til.