Et oppsett av personlig brev er forskjellig fra et formelt brev. Skriver du til en du kjenner, gjør du det som regel på din egen måte. Her er det du må tenke på!
Personlig brev
Personlige brev er de enkleste å skrive. Her er kravet til oppsett lite viktig. Det vanligste er å gjøre det på denne måten:
Kjære Tone!
Det var veldig hyggelig å høre fra deg……
I går plantet jeg trær i hagen…
Beste hilsen Per
De fleste skriver selve teksten på sin egen måte, noen ganger med bruk av dialekt. Skriver du til en som kjenner deg godt, har ikke dette så mye å si.
Likevel kan du godt tenke på at du kan hjelpe mottakeren litt med lesinga. Bruk avsnitt og underoverskrifter som skaper luft mellom det du forteller om.
Oppsett for formelt brev
Du kan følge denne lista når du skal skrive et formelt brev.
- Avsender - skal stå øverst, det vil si ditt eget navn og adresse. Under dette skriver du ditt telefonnummer og epostadressen din.
- Dato - sett dette på samme linje som poststedet i adressen din, mot høyre side i brevet.
- Mottakers navn og adresse - det ser bedre ut dersom du har 3-4 linjers mellomrom mellom dette og datoen over.
- Overskrift – denne skal fortelle om hva brevet handler om. Ikke bruk understrekning eller en linje på tvers av arket. Derimot burde overskriften være uthevet. Overskrifter skal ikke ha punktum til slutt.
- Innledning – skriv en kort innledning, der det kommer frem hva henvendelsen dreier seg om. Her bør du inkludere en referanse dersom du svarer på en annonse eller brevet ditt er et svar. Slike setninger bruker å starte med ”Viser til…”.
- Hoveddel – her kan du forklare detaljert hva henvendelsen gjelder. Har du spørsmål, stilles disse i hoveddelen. Husk å bruke avsnitt, eller egne paragrafer, for å holde forskjellige spørsmål og poeng fra hverandre. Dette gjør det mer oversiktlig, og lettere for leseren å forstå hva du vil.
- Avslutning – denne bør være kort. Ønsker du svar på brevet, tar du dette med her. Avslutt med å skrive ”Med vennlig hilsen”, linjeskift, deretter navnet ditt. Under dette signerer du.
Har brevet vedlegg skal disse listes opp til slutt, under signaturen din, og helst noen linjer nedenfor dersom du har plass. Et alternativ til å liste vedleggene, er å skrive antallet slik ”Vedlegg: 3”.
Språket i et formelt brev
Tiltaleformen i et formelt brev er enten du, dersom du skriver til en bestemt person, eller ”dere” dersom du henvender deg til et selskap eller lignende. Ikke bruk store forbokstaver på ”du” og ”dere”, det var noe man gjorde før i tiden (egentlig ”De” og ”Dere”).
Bruk et klart språk. Selv om det er fristende å bli veldig formell, er det mest hensiktsmessig at leseren får en enkel oppgave med å forstå hva du vil frem til. Veldig formelt språk blir ofte tungt å lese, i tillegg til at det stjeler mye plass på linjene. ”Nå” er bedre enn ”På det inneværende tidspunkt”, og så videre. Unngå lange setninger der du kan.
Skriv vennlig, vær saklig og nøytral, og fokuser på å være tydelig. Les gjennom før du sender brevet av sted, og kontroller at du har fått frem det du ville. Les korrektur og rett stavefeil mens du er i gang.
